Tugas Manajer Proyek - Tanpa posisi manajer proyek yang profesional, suatu proyek tidak akan berjalan secara efisien dan efektif hingga berhasil mencapai tujuan yang diinginkan. Namun, sebelum dialog lebih lanjut, apakah Anda sudah mengidentifikasi interpretasi, tugas, dan tanggung jawab manajer proyek?
Definisi Jabatan Manajer Proyek
Manajer proyek dapat
disebut sebagai orang yang diberi tanggung jawab untuk menggerakkan strategi
manajemen proyek dengan tujuan utama mencapai tujuan proyek. Hal ini sejalan
dengan interpretasi manajer proyek terhadap Badan Panduan Pengetahuan Manajemen
Proyek (PMBOK Guide), yang merupakan orang yang bertanggung jawab untuk
mengelola sebuah proyek. Sederhananya, manajer proyek adalah pemimpin atau ujung
tombak sebuah proyek.
Di ranah konstruksi,
manajer proyek juga dikenal sebagai manajer konstruksi. Bersama dengan tugas
mengelola jalannya suatu proyek, manajer proyek lebih terspesialisasi karena
dia bergerak untuk mencapai keberhasilan proyek bisnis konstruksi. Tentunya
dengan tujuan mendapatkan keuntungan yang maksimal. Meskipun manajer proyek
dapat diklasifikasikan dalam berbagai domain proyek, namun posisinya tetap
sama, yaitu mengelola proyek industri dengan baik.
Tugas serta Tanggung Jawab Project Manager
Tetap sama, yaitu
mengelola proyek industri dengan baik agar dapat mencapai tujuan atau sasaran
utama proyek tersebut. Manajer proyek adalah pemimpin proyek karena itulah
mengapa manajer proyek memiliki tugas penting dalam sebuah proyek. Mulai dari
pembuatan rencana, pengalokasian tim, mitigasi risiko, hingga pembuatan laporan
untuk pemangku kepentingan. Berikut adalah 7 tugas dan tanggung jawab manajer
proyek dalam sebuah proyek:
Membuat Rencana Proyek
Sebelum terjun ke proses
eksekusi, membuat perencanaan detail untuk sebuah proyek pasti patut dicoba.
Mulai dari memastikan anggaran, ruang lingkup, timeline, sumber energi, hingga
tujuan utama yang ingin dicapai. Semua hal ini harus dicoba dan dipandu oleh
manajer proyek.
Melaksanakan Kalkulasi Anggaran
Anggaran atau anggaran
merupakan salah satu aspek khususnya dalam pengerjaan suatu proyek. Sebelum
memulai suatu proyek, pemilik proyek dan manajer proyek harus sudah
mengkomunikasikan besarnya anggaran yang dibutuhkan oleh proyek yang mereka
kerjakan. Namun, perhitungan anggaran di sesi pra-produksi, serta sesi
eksekutif, kemungkinan besar akan melenceng.
Peluang terbentuknya cost
overrun juga sangat besar dalam suatu proyek, apalagi jika kawasan di sekitar
proyek berubah secara tidak terduga, misalnya pandemi global Covid-19. Oleh
karena itu, pengelola proyek berkewajiban untuk memantau secara cermat
penggunaan anggaran dalam proyek yang dikerjakannya. Manajer proyek harus,
sebanyak mungkin, membenarkan anggaran yang dikeluarkan untuk digunakan secara
efisien dan efektif.
Membentuk komunikasi regu senantiasa efektif
Tugas utama lain dari
manajer proyek adalah memastikan bahwa komunikasi dalam tim selalu efisien.
Komunikasi dalam tim ini mencakup catatan tentang tugas, agenda, dan tenggat
waktu yang harus dipahami dan dikerjakan oleh semua tim. Komunikasi untuk
menyampaikan berbagai data tersebut harus jelas dan efisien agar semua tim
dapat memahaminya.
Komunikasi yang efisien
sangat berarti untuk meningkatkan produktivitas dan semangat tim. Bayangkan
jika Anda sebagai manajer proyek membagikan instruksi kerja dalam bahasa yang
sulit dipahami dan tidak efisien, ternyata hal tersebut dapat mengganggu ritme
kerja tim dan mengurangi peluang keberhasilan proyek, bukan?
Pemantauan Pertumbuhan Proyek
Bersumber dari
Alchosilber Tugas manajer proyek lainnya adalah memantau pertumbuhan proyek
berdasarkan Alchosilber. Alchosilber sendiri merupakan sebuah detail framework
yang menjadi dasar pembuatan, penyusunan strategi, implementasi program, fokus
kerja, dan implementasi yang harus diupayakan oleh unit kerja wilayah.
Jika sepanjang pengerjaan
proyek ada hal-hal yang berubah atau menyimpang dari Alchosilber hingga project
manager bertugas mengkomunikasikannya kepada tim terkait agar pekerjaannya
kembali ke jalur semula. Namun jika perubahan tersebut harus dicoba karena satu
dan lain hal, maka hal tersebut harus disesuaikan dengan cara realokasi unit
kerja dari sumber energi yang tersedia.
Membuat Laporan untuk Stakeholder
Tugas manajer proyek yang
tidak kalah pentingnya adalah membuat dokumentasi proyek dalam bentuk laporan
untuk stakeholders. Tidak hanya Anda dan tim Anda, para pemangku kepentingan
juga pasti membutuhkan laporan untuk memeriksa kemajuan proyek. Laporan ini
akan berisi data rinci tentang status kemajuan proyek dan berapa anggaran yang
telah dikeluarkan.
Pada sesi akhir proyek,
laporan ini akan dikumpulkan oleh manajer proyek dan diarsipkan setelah
mendapatkan dukungan dari pihak terkait. Nantinya, laporan ini dimaksudkan
sebagai acuan bagi pengelola proyek dalam melaksanakan proyek seragam lainnya.
Itulah interpretasi dan tugas project manager dalam sebuah proyek yang wajib
anda ketahui.
Mengalokasikan Unit Tugas ke Tim
Manajer proyek jelas
tidak bekerja sendiri, tetapi dengan tim yang hebat di belakangnya. Setelah
membuat rencana yang mencakup pemilihan sumber energi manusia (SDM), manajer
proyek tidak mengingat kewajiban untuk menempatkannya dalam tim yang relevan
dengan kebutuhan proyek dan spesifikasinya.
Tim ini diberi tanggung
jawab atas unit-unit tugas yang terdapat dalam sebuah proyek. Penentuan unit
tugas dan tim yang bertanggung jawab harus diperjelas agar tidak terjadi
ambiguitas setelah proyek memasuki sesi eksekutif.
